Archivo Regional de Santiago abre sus puertas y acerca patrimonio histórico del Cibao a la ciudadanía

Santiago. – El Archivo Regional de Santiago inició formalmente sus operaciones con acceso gratuito a documentación histórica y a más de 40 millones de imágenes digitalizadas del Archivo General de la Nación (AGN), como parte del proceso de descentralización de los servicios archivísticos y de preservación del patrimonio documental dominicano.

La periodista y escritora Daniela Cruz Gil, encargada del Archivo Regional de Santiago, explicó durante una entrevista en el programa El Café de Diario 55 que la puesta en funcionamiento de la sede representa la culminación de un proceso de varios años y permitirá acercar los servicios del AGN a las provincias del Cibao.

La nueva dependencia está ubicada en la calle Independencia esquina Sabana Larga, en Santiago de los Caballeros, y recibe usuarios de lunes a viernes, en horario de 8:00 de la mañana a 3:00 de la tarde.

Cruz Gil explicó que, aunque la apertura oficial se realizó recientemente, el personal llevaba meses trabajando en la organización interna del centro.

“Estábamos trabajando internamente desde hace muchos meses. Simplemente, el acceso público comenzó desde ayer”, expresó, al señalar que durante los últimos tres meses se desarrolló una labor conjunta entre el personal de Santiago y los equipos del Archivo General de la Nación en Santo Domingo.

Más de 40 millones de imágenes digitalizadas

La encargada indicó que los usuarios podrán consultar en Santiago el amplio acervo digitalizado del AGN, integrado por más de 40 millones de imágenes, entre fotografías, documentos, mapas, videos y otros materiales audiovisuales.

Explicó que la digitalización no solo facilita el acceso a la información, sino que contribuye a preservar documentos antiguos que pueden deteriorarse con la manipulación constante.

“No hay necesidad de abrir ese folio o tocar ese papel que tiene 100, 200 o 70 años y cuya condición se degrada mientras más se manipula. La digitalización permite preservar esa documentación”, sostuvo.

La mayoría de los documentos digitalizados puede consultarse libremente y, dependiendo de las condiciones de cada fondo, también descargarse en versiones digitales.

Cruz Gil precisó que el acceso a la sede no requiere permisos especiales.

“No hay ningún permiso, solamente apersonarse de 8:00 de la mañana a 3:00 de la tarde, de lunes a viernes”, manifestó.

El centro dispone de una sala de consulta digital con capacidad inicial para tres usuarios simultáneos, con posibilidad de ampliación, además de una sala para consulta de documentos físicos con capacidad para alrededor de 20 personas.

Ciudadanos también pueden donar documentos

Cruz Gil explicó que el Archivo Regional puede recibir documentación histórica proveniente tanto de instituciones como de ciudadanos y familias que posean materiales con valor documental.

Informó que actualmente se encuentra en proceso una donación de casi 90 protocolos notariales conservados por una familia y correspondientes a notarios que ejercieron en Santiago desde principios del siglo XX hasta avanzada la segunda mitad de esa centuria.

Señaló que cartas, fotografías, mapas, planos, manuscritos, actas, documentos notariales y otros materiales vinculados con acontecimientos, instituciones o personalidades pueden poseer valor histórico.

“Cualquier documento que implique una gestión histórica puede ser donado al Archivo”, explicó.

Como ejemplos, mencionó actas relacionadas con personajes históricos, álbumes fotográficos de actividades desarrolladas en antiguos clubes de Santiago, correspondencias y documentos vinculados con instituciones públicas o privadas.

También aclaró que los propietarios no necesariamente tienen que desprenderse definitivamente de los originales, debido a que pueden cederlos temporalmente para su digitalización y posterior devolución.

Instituciones públicas deben transferir documentación

La encargada recordó que las instituciones estatales tienen obligaciones establecidas por la Ley General de Archivos 481-08 en materia de conservación y transferencia documental.

“En el caso de las instituciones públicas, todas. Entiéndase hospitales, dependencias del Ministerio de Trabajo, escuelas; nombre una oficina pública y tiene la obligación legal de hacer la transferencia en los plazos que la ley establece”, afirmó.

Uno de los principales objetivos de la nueva sede será facilitar esos procesos para que las instituciones del Cibao no tengan que trasladar su documentación hasta Santo Domingo.

Cruz Gil señaló que la gestión documental debe comenzar desde el momento en que se produce un documento y no únicamente cuando adquiere carácter histórico.

Explicó que una adecuada organización permite que los archivos lleguen correctamente ordenados, clasificados e indexados cuando corresponde su transferencia.

Tecnología para preservar documentos

La funcionaria destacó la inversión realizada en equipos especializados para la digitalización y conservación de materiales.

Indicó que los escáneres utilizados permiten reproducir documentos antiguos con precisión y reduciendo los riesgos de deterioro.

Asimismo, el Archivo cuenta con tecnología para recuperar fotografías, grabaciones de audio y videos almacenados en formatos que han caído en desuso y convertirlos a soportes digitales contemporáneos.

“Tenemos la tecnología necesaria para leer ese tipo de materiales en el formato en que vienen y poder pasarlos a un formato actual”, explicó.

Cruz Gil también llamó la atención sobre prácticas cotidianas que pueden afectar la conservación de documentos, como el uso prolongado de grapas y clips metálicos.

Advirtió que estos materiales se oxidan con el tiempo y pueden provocar daños en el papel.

Herramienta para investigaciones genealógicas

Durante su participación en El Café de Diario 55, Cruz Gil destacó además que los archivos históricos pueden convertirse en una herramienta fundamental para investigaciones familiares y genealógicas.

Citó el caso de los permisos de residencia expedidos durante la dictadura de Rafael Leónidas Trujillo, que han permitido a descendientes de inmigrantes documentar la presencia de sus antepasados en República Dominicana.

Explicó que las frecuentes consultas sobre esos registros motivaron la creación del catálogo digital Permisos de Residencia, disponible para búsquedas en línea.

“Esos permisos les han permitido a muchas personas validar que su antepasado vino aquí y poder reclamar una nacionalidad”, indicó.

Formación archivística para el Cibao

El Archivo General de la Nación también desarrolla programas de capacitación en introducción a la archivística, gestión documental, archivos históricos y otras áreas especializadas.

Cruz Gil informó que existen planes para ampliar esa oferta formativa en Santiago con el propósito de beneficiar a profesionales, instituciones y estudiantes de toda la región.

“Aspiramos, y de hecho ya está en planes, que en el transcurso de este año y el año que viene podamos traer mucha de esa formación archivística aquí a Santiago”, manifestó.

Rescate del patrimonio documental regional

Otro de los objetivos de la sede será identificar y preservar colecciones de valor histórico que permanecen en manos de familias, empresas, universidades, medios de comunicación e instituciones de la región.

Cruz Gil explicó que la cercanía territorial permitirá identificar con mayor facilidad documentos como protocolos notariales, mapas, planos, cartas, actas fundacionales y manuscritos relacionados con la historia del Cibao.

La encargada señaló que la institución busca generar confianza entre los ciudadanos para que comprendan que los documentos históricos entregados al Archivo serán conservados adecuadamente y puestos al servicio de investigadores y de la población.

“El plan del Archivo General de la Nación es democratizar el acceso. Una de las formas es que la gente no tenga que trasladarse para ver la documentación, sino que pueda hacerlo desde su casa, desde su lugar de trabajo e incluso desde fuera del país”, expresó.

El Archivo Regional de Santiago forma parte del proceso de expansión territorial del AGN. La institución también proyecta nuevas sedes regionales en San Francisco de Macorís y La Romana.

Daniela Cruz Gil presentará nuevo poemario

Durante la entrevista, Cruz Gil también habló de su faceta como escritora y anunció que presentará su segundo libro de poesía el jueves 24 de septiembre, durante la Feria Internacional del Libro de Santo Domingo.

La periodista, quien ha publicado poesía y cuentos, explicó que la nueva obra recoge textos desarrollados durante un largo período y aborda temas relacionados con el amor, el desamor y la incomprensión.

Cruz Gil sostuvo que la escritura depende más de la disciplina que de momentos ocasionales de inspiración.

“Las musas son un momento muy ligero. Es preferible la disciplina”, expresó.

Finalmente, destacó que su experiencia como periodista también complementa su labor al frente del Archivo Regional de Santiago, debido a que el contacto con documentos históricos despierta interrogantes sobre acontecimientos, fechas y personajes.

“Uno comienza a entender muchas cosas, a ver nombres, fechas, acontecimientos. Y al periodista eso le produce curiosidad, y esa curiosidad le produce alegría. Entonces uno trabaja contento”, concluyó.